Nachzahlung oder Guthaben als Ergebnis der Nebenkostenabrechnung?

1. Schritt: Die Kosten angeben

Bei den Kosten müssen wir unterscheiden zwischen den Gesamtkosten und dem Anteil, den Ihre Mieterin oder Ihr Mieter zu zahlen hat. Beides müssen Sie angeben – und auch den Verteilerschlüssel – damit nachvollziehbar ist, wie Sie auf die individuellen Kosten kommen.

Die meisten Betriebskosten (wie Müllabfuhr, Hausmeister, Aufzug, Gartenpflege) betreffen ja das Haus oder die Wohnanlage als Ganzes. Daher geben Sie diese Kosten als Erstes an. In der zweiten Spalte nennen Sie den Verteilerschlüssel. Standardmäßig ist das die Wohnfläche, genauer gesagt die Wohnfläche der betreffenden Wohnung im Verhältnis zur gesamten Wohnfläche von Haus oder Wohnanlage. Zum Beispiel 60 Quadratmeter von insgesamt 600 Quadratmetern.

Nach diesem Verhältnis werden die Gesamtkosten auf die Wohnung umgelegt. Betragen die Gesamtkosten 1.000 Euro, so entfallen bei einem Verteilerschlüssel von 60/600 ein Zehntel auf die Wohnung, also 100 Euro.

Gibt es keine Gesamtkosten, sondern nur Kosten, die auf die Wohnung entfallen, wie z. B. individuelle Verbrauchskosten von Wasser oder Strom, tragen Sie nur die individuellen Kosten ein. Alle individuellen Kosten zählen Sie am Ende zusammen. Das Ergebnis sind die jährlichen Betriebskosten, die auf diese Wohnung entfallen.

 Übrigens: Wir verwenden die Begriffe

„Betriebskosten“ und „Nebenkosten“ synonym. „Betriebskosten“ ist der juristisch korrekte Begriff, während „Nebenkosten“ sich umgangssprachlich durchgesetzt hat. 

2. Schritt: Die Vorauszahlungen abgleichen

In einem zweiten Schritt geben Sie alle Vorauszahlungen an, die Ihre Mieterin oder Ihr Mieter für den Abrechnungszeitraum geleistet hat. Dabei genügt es, wenn Sie den gesamten Betrag angeben. Sie müssen nicht jede einzelne Zahlung auflisten.

Die Vorauszahlungen ziehen Sie von den Kosten ab. Was übrig bleibt, ergibt die Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung. Sind die Vorauszahlungen höher als die Kosten, ziehen Sie die Kosten von den Vorauszahlungen ab. Das Ergebnis ist das Guthaben aus der Betriebskostenabrechnung, das Sie auszahlen müssen.

3. Schritt: Das Ergebnis optisch hervorheben

Das Ergebnis ist die wichtigste Information Ihrer Abrechnung. Also heben Sie es entsprechend hervor, setzen Sie es fett oder in größerer Schrift. Und teilen Sie unmissverständlich mit, was Ihr Ergebnis für Ihre Mieterin oder Ihren Mieter bedeutet. Nach dem Muster:

•  „Daraus ergibt sich für Sie eine Nachzahlung von xx EUR. Der Betrag ist sofort fällig.“
•  „Daraus ergibt sich für Sie ein Guthaben von xx EUR. Die Auszahlung erfolgt auf Ihr Konto.“

So haben Sie rechtskonform Ihre Mieterin oder Ihren Mieter über eine Nachzahlung oder ein Guthaben in der Nebenkostenabrechnung informiert. 

Nachzahlung in der Nebenkostenabrechnung: Die Fristen

Auch wenn die Nachzahlung sofort fällig ist, bleiben Ihrer Mieterin oder Ihrem Mieter noch 30 Tage Zeit, den Betrag zu begleichen. Erst dann geraten sie in Zahlungsverzug und müssen Verzugszinsen zahlen. Die gleiche Frist gilt auch für Sie selbst. Doch empfiehlt es sich, den Betrag zügig anzuweisen. Denn damit haben Sie die Abrechnung abgeschlossen.

Verfügen Sie nicht über die Bankverbindung Ihrer Mieterin oder Ihres Mieters (zum Beispiel aus Datenschutzgründen) sollten Sie die nötigen Angaben einfordern: „Bitte teilen Sie mir dazu Ihre Bankverbindung mit.“

Egal ob Nachzahlung oder Guthaben in der Nebenkostenabrechnung: Handelt es sich um einen nennenswerten Betrag, sollten Sie eine Anpassung der Vorauszahlungen überprüfen. 

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