Nebenkostenabrechnung nach Quadratmetern leicht gemacht

Der gängige Maßstab: Wohnfläche

In den meisten Fällen erfolgt die Nebenkostenabrechnung anhand der Wohnfläche. Genauer gesagt, nach dem Anteil der Wohnfläche einer bestimmten Wohnung an der Gesamtwohnfläche aller Mieteinheiten oder Nutzeinheiten im Gebäude. Dieser Ansatz ist simpel, konstant und bietet eine gewisse Fairness und Transparenz: Je größer die Wohnung, desto höher ist der Anteil, den Ihre Mieterin oder Ihr Mieter an den Nebenkosten zu tragen hat.

Als gesetzlich vorgeschriebener Standard kann dieser Ansatz nur schwer beanstandet werden. Nur wenn er zu eklatanten Ungerechtigkeiten führt, eine andere Art der Abrechnung im Mietvertrag vereinbart wurde oder eine Abrechnung nach Verbrauch erforderlich ist, besteht die Möglichkeit, diesen Ansatz anzufechten.

So erfolgt die Abrechnung nach Wohnfläche

Zur Wohnfläche gehören in der Regel alle Räumlichkeiten innerhalb der Wohnung, einschließlich Bäder, Flure und Abstellräume. Ebenso zählen Wintergärten, Loggien und Balkone dazu – auch wenn sie nur zu 25 % (in Ausnahmefällen 50 %) berücksichtigt werden. Nicht zur Wohnfläche gehören dagegen Räume außerhalb der Wohnung wie Keller, Trockenböden, Waschküchen, Garagen oder Speicher.

In der Regel ist die Wohnfläche im Mietvertrag angegeben. Um die Nebenkosten korrekt abzurechnen, müssen Sie die Wohnfläche aller Mieteinheiten, für die Sie die Kosten aufteilen möchten, zusammenzählen. Anschließend teilen Sie die Wohnfläche der jeweiligen Wohnung durch die Gesamtwohnfläche. Dadurch erhalten Sie den Aufteilungsfaktor. Multiplizieren Sie die zu verteilenden Kosten mit diesem Faktor, um den Betrag zu ermitteln, den Ihre Mieterin oder Ihr Mieter zahlen muss.

Hier ein Beispiel:

Wohnung A: 66qm Wohnfläche. Wohnung B: 85qm Wohnfläche. Wohnung C: 130qm Wohnfläche.

Gesamte Wohnfläche: 66+85+130 = 281qm.

Wohnung A: 66/281 = 0,2348 (Aufteilungsfaktor)

Wohnung B: 85/281 = 0,3026 (Aufteilungsfaktor)

Wohnung C: 130/281 = 0,4626 (Aufteilungsfaktor)

Kosten für Gartenpflege: 560,00 EUR

Auf Wohnung A entfallen: 560 * 0,2348 = 131,49 EUR

Auf Wohnung B entfallen: 560 * 0,3026 = 169,46 EUR 

Auf Wohnung C entfallen: 560 * 0,4626 = 259,05 EUR

Die Summe für A, B und C muss der Gesamtsumme (560,00 EUR) entsprechen.

Wichtig bei der Abrechnung nach Quadratmetern

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Nebenkostenabrechnung nach Quadratmetern unabhängig von der Belegung der Wohnungen erfolgt. Der Schlüssel ändert sich also nicht, wenn einige Wohnungen leer stehen oder nicht vermietet sind. Eine Änderung des Schlüssels ist lediglich erforderlich, wenn sich die tatsächliche Wohnfläche verändert, etwa durch Umbau oder Renovierung. Die Kosten für leerstehende Wohnungen müssen Sie als Vermieter dennoch tragen.

Was tun, wenn die Wohnfläche falsch gemessen wurde?

Je nach Zuschnitt und Beschaffenheit der Wohnung kann das Ausmessen der Wohnfläche eine komplizierte Angelegenheit sein, insbesondere, da es verschiedene Messmethoden gibt. Wenn Sie jedoch ein anerkanntes Verfahren verwendet haben, sollten Sie gegen eine erfolgreiche Anfechtung der Wohnflächenangaben und damit der Abrechnung gut gewappnet sein.

Für den Fall, dass Sie Zweifel an der Richtigkeit der Wohnflächenangabe haben, empfehlen wir Ihnen nachzulesen, wie Sie die Wohnfläche korrekt nachmessen oder nachmessen lassen können. Sollten Sie feststellen, dass die ursprüngliche Angabe nicht korrekt war, haben Ihre Mieterinnen und Mieter das Recht, eine präzisere Abrechnung zu verlangen, bei der die Quadratmeter exakt berücksichtigt werden. Früher wurde eine Abweichung von bis zu 10 % toleriert, jedoch gilt dies nicht mehr. Die nächste Abrechnung muss den korrekten Schlüssel und die angepasste Aufteilung enthalten. Dies kann bedeuten, dass einige Mieterinnen und Mieter künftig mehr und andere weniger zahlen werden.

Und wenn Ihre Mieterin oder Mieter die aktuelle Abrechnung beanstandet, weil die tatsächliche Wohnfläche kleiner ist? In diesem Fall sind Sie verpflichtet, die Abrechnung zu korrigieren. Sollten die anderen Abrechnungen bereits beglichen sein, können diese unter Umständen nicht mehr rückwirkend angepasst werden. Sie müssen den Messfehler in diesem Fall akzeptieren und bei der nächsten Abrechnung die korrekte Wohnfläche zugrunde legen. Es ist wichtig, Ihre Mieterinnen und Mieter umgehend über die Änderung des Abrechnungsschlüssels zu informieren, da dies bei der nächsten Abrechnung Auswirkungen haben wird.

Sonderfall: Abrechnung für Eigentumswohnungen

Wenn Sie eine Eigentumswohnung vermieten, erfolgt die Nebenkostenabrechnung in der Regel auf Grundlage der sogenannten „Miteigentumsanteile“. Diese Anteile orientieren sich oft an der Wohnfläche der jeweiligen Einheiten. Es kommt jedoch häufig vor, dass es geringfügige Abweichungen von der tatsächlichen Wohnfläche gibt. Doch keine Sorge, dies muss Sie nicht beunruhigen. Gemäß § 556a Abs. 3 BGB sind Sie ausdrücklich dazu berechtigt, die Nebenkosten nach dem Verteilerschlüssel abzurechnen, den die Hausverwaltung anwendet. In den meisten Fällen entspricht dieser Schlüssel den Miteigentumsanteilen. Nur wenn diese Aufteilung „billigem Ermessen widerspricht", also offensichtlich ungerecht ist, oder sofern zwischen Ihnen und der Mieterin bzw. dem Mieter etwas anderes vereinbart wurde, ist eine Abrechnung nach Wohnfläche oder einem anderen geeigneteren Schlüssel erforderlich.

Sind andere Verteilerschlüssel gerechter?

Den Verteilerschlüssel dürfen Sie „nach billigem Ermessen“ festlegen und ändern, wenn die Kosten dadurch gerechter verteilt werden. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn eine Abrechnung nach dem „Verursacherprinzip" möglich ist, also basierend auf dem Verbrauch oder der Inanspruchnahme. Wenn beispielsweise Wohnung A doppelt so viel Müll verursacht wie Wohnung B, sollte Wohnung A entsprechend mehr zahlen. Allerdings liegt das Problem oft darin, wie sich dies messen lässt.

Einige gut gemeinte Verteilerschlüssel stoßen hier an ihre Grenzen. Wenn beispielsweise Müllgebühren oder der Kaltwasserverbrauch nach der „Belegung" abgerechnet werden sollen, mag dies auf den ersten Blick sinnvoll und gerecht erscheinen. Doch wie können Sie dies effektiv überwachen? Müssen Gäste angemeldet werden? Und wie sollen Sie Schwankungen in der Belegung fair abrechnen? In solchen Fällen empfehlen wir als pragmatische Lösung die Verwendung der Wohnfläche. Obwohl sie nicht perfekt ist, erweist sie sich oft als fairer als die meisten anderen Schlüssel. Eine Ausnahme bilden Situationen, in denen jede Wohnung gleichbehandelt wird, wie beispielsweise bei Kabel- oder Glasfaseranschlüssen. Hier spielt die Größe der Wohnung keine Rolle.