Abrechnen beim Mieterwechsel

Abrechnen ohne Nebenkosten: Heizung und Warmwasser

Wie rechnen Sie nun ab? Sie behalten den Zeitraum bei, erstellen, wie sonst auch, für den kompletten Zeitraum eine Abrechnung, eine Jahresabrechnung. Auf dieser Grundlage verfertigen Sie für die ausziehende Mieterin und den einziehenden Mieter jeweils eine Teilabrechnung. Der Abrechnungszeitraum wird also unterteilt – Mieterin und Mieter übernehmen ihren jeweiligen Anteil. Für den einziehenden Mieter heißt das: Seine erste Abrechnung umfasst eben nicht zwölf Monate, sondern entsprechend weniger. Womöglich nur einen Monat, wenn Sie für das Kalenderjahr abrechnen und er am 1. Dezember einzieht.

Abrechnen bei Mieterwechsel: Wie teilen Sie die Kosten auf?

Sie müssen unterscheiden zwischen verbrauchsabhängigen Nebenkosten (wie Wasser, Strom, Gas) und den verbrauchsunabhängigen Nebenkosten (wie Hausmeister, Grundsteuer, Hausreinigung). 

• Bei den verbrauchsabhängigen Nebenkosten werden die Zählerstände abgelesen (bei Auszug und bei Einzug) und die Kosten dem Verbrauch entsprechend aufgeteilt.
• Bei den verbrauchsunabhängigen Nebenkosten werden die Kosten zeitanteilig zwischen der Vormieterin und dem einziehenden Mieter aufgeteilt.

Bei den Kosten für Heizung und Warmwasser ist noch eine Besonderheit zu beachten: Auch dort gibt es ja verbrauchsunabhängige Nebenkosten (z. B. Zählermiete, Grundkosten). Die „Wärmekosten“ (für Heizung) können Sie entweder nach der Gradzahlmethode umlegen oder aber zeitanteilig. Die verbrauchsunabhängigen Kosten für Warmwasser dürfen Sie jedoch nicht nach der Gradzahlmethode abrechnen, sondern nur zeitanteilig (§ 9b Abs. 2 Heizkostenverordnung). 

In den Fällen, in denen eine Zwischenablesung der Zähler nicht möglich ist, dürfen Sie auch die Verbrauchskosten zeitanteilig abrechnen, die Heizkosten zeitanteilig oder nach der Gradzahlmethode (§ 9b Abs. 3 Heizkostenverordnung).

Abrechnen bei Mieterwechsel: Leerstand berücksichtigen

Häufig erfolgt bei einem Mieterwechsel kein nahtloser Übergang. Die Wohnung steht eine Zeitlang leer. Sie ist zumindest nicht vermietet, vielleicht auch, weil Sie die Wohnung renovieren oder modernisieren. Dann müssen Sie diesen Leerstand ebenfalls erfassen und die Kosten selbst tragen.

Beispiel: Zeitanteilige Aufteilung der Kosten

Die Mieterin zieht Ende Mai aus, der neue Mieter Anfang Juli ein. Sie rechnen für das Kalenderjahr ab. Daraus ergibt sich, dass Sie die Kosten nach dem folgenden Schlüssel verteilen müssen:

• Ausziehende Mieterin: fünf Monate = 5/12 der Kosten
• Leerstand (Ihr Anteil): ein Monat = 1/12 der Kosten
• Einziehender Mieter: sechs Monate = die Hälfte der Kosten 

Mieterwechsel: Abrechnungsfristen ändern sich nicht 

Für eine fristgerechte Abrechnung der Nebenkosten haben Sie zwölf Monate Zeit – gerechnet von dem Ende der Abrechnungsperiode. Das gilt auch bei einem Mieterwechsel, was viele nicht richtig einschätzen. Die ausziehende Mieterin aus unserem Beispiel kann nicht erwarten, dass zwölf Monate nach ihrem Auszug die Abrechnung vorliegt, also bis spätestens Ende Mai des Folgejahres. Vielmehr muss sie sich womöglich bis Dezember gedulden. Wenn sie bis dahin Ihre Abrechnung erreicht, haben Sie noch fristgerecht abgerechnet.

Und noch etwas sollten Sie im Auge behalten: die Abrechnung der Kaution. Wenn alle Ansprüche geklärt sind, müssen Sie die Kaution zurückzahlen. Dies ist normalerweise nach wenigen Wochen der Fall. Mit einer Ausnahme: Es steht noch die (Teil-)Abrechnung der Nebenkosten aus. Hier hat sich folgendes Vorgehen bewährt: Sie zahlen die Kaution aus, behalten aber einen angemessenen Betrag zurück, der für eine mögliche Nachzahlung ausreicht. Den verrechnen Sie, wenn Sie fristgerecht Ihre Teilabrechnung erstellen.

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